Customer case



"Rivas optimaliseert kwaliteit van zorg door gezamenlijke regie over inkoop en logistiek"

De ervaring van Pieter Vlot, hoofd logistieke services van Rivas.

Tot voor kort kocht Rivas Zorggroep medische en facilitaire disposables nog zelf in. De producten werden op voorraad gehouden door een logistiek dienstverlener. Artikelen werden vanuit voorraad geleverd aan de goederenontvangst van Rivas. Hier vandaan distribueerde Rivas de artikelen zelf naar de verschillende (zorg)locaties zoals verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorgkantoren. "Dat verliep prima, maar we wilden onze inkoop en logistiek ook voorbereiden op de toekomst", zegt Pieter Vlot. "We leveren bijvoorbeeld steeds meer zorg aan huis en willen er voor zorgen dat onze cliënten zo efficiënt en geruisloos mogelijk alle zorg en spullen ontvangen die ze nodig hebben."

Hij ging in gesprek met King en D-Care, die de zorginstelling op dat moment voorzag van medische disposables en producten. Al snel bleek dat er een goede basis was voor een partnerschap. Vlot: "We zochten een partner die echt naast ons staat zonder zaken over te nemen, maar ook niet te afwachtend is. En die begrijpt dat kwaliteit van zorg voor ons altijd bovenaan staat. King en D-Care waren bereid in een dergelijke samenwerking te investeren." De partijen besloten daarnaast logistieke kennis uit de industrie aan te trekken door Jan Scheffer, consultant bij de Archos Group, in te schakelen.

SCAN
De ontwikkeling van het C6-concept startte met een onderzoek onder de medewerkers van Rivas en de King SCAN. Uit het medewerkersonderzoek bleek dat de zorgverleners bij Rivas nog verder ontzorgd wilden worden op het gebied van logistiek en inkoop. Met de SCAN bracht King alle inkoop-, logistieke, administratieve en IT-processen in kaart en toetste de efficiëntie en de duurzaamheid ervan. Uit de resultaten bleek dat Rivas processen efficiënter zou kunnen inrichten door logistieke stromen te bundelen en de goederen rechtstreeks bij de diverse locaties in rolcontainers af te leveren in plaats van cross-dock via Gorinchem. Ook de uitbesteding van inkoop zou, mits ondersteund door de juiste IT-voorzieningen, een betere kwaliteit en meer efficiëntie opleveren, net als de digitalisatie van factuurstromen.

Control tower
Deze uitkomsten leidden tot een concept gebaseerd op het logistieke control tower model. Hierbij coördineren Rivas en D-Care vanuit de ‘toren’ de logistieke en inkoopfuncties om deze zo veel mogelijk te bundelen en te vereenvoudigen. D-Care beheert de voorraden in haar magazijn en cleanroom in Houten. D-Care en King nemen, als grote en daardoor slagkrachtige spelers, daarnaast zo veel mogelijk de inkooponderhandelingen en -afspraken voor haar rekening, waarbij Total Cost of Ownership centraal staat.

Focus op klantvraag
Dit nieuwe concept maakte de inkoopmedewerkers van Rivas aanvankelijk wel een beetje ongerust, want als een externe partij zou gaan inkopen, wat moesten zij dan doen? Volgens Vlot biedt het hen juist de kans zich te richten op de wensen van de cliënten en zorgcollega’s. Vlot: "Medewerkers vragen vaak naar bekende producten, zonder zich af te vragen of er misschien een beter alternatief beschikbaar is. Het is aan onze inkoopmedewerkers om de klantvraag achter de productvraag te ontdekken, zodat de externe inkopers daar het juiste product bij kunnen zoeken." Bovendien hebben inkopers nu meer tijd om zich te richten op inkooptaken die buiten het C6-concept vallen, zoals contractmanagement, de inkoop van strategische goederen en uitbestedingstrajecten.

Slimme rolcontainers
Een voorbeeld dat illustreert hoe klantvraag en slimme logistiek samenkomen, zijn de nieuwe rolcontainers bij Rivas. Uit het medewerkersonderzoek bleek dat de oude rolcontainers een doorn in het oog waren van zorgmedewerkers. Bovendien kostte het de logistiek medewerkers veel tijd om uit te zoeken welke artikelen waar naartoe moesten. Dit is ondervangen met een nieuwe rolcontainer die er prachtig uitziet, stil is en handig ingedeeld met bakken waar precies op staat wat waarheen moet. Rivas is erg blij met de rolcontainers, omdat deze bijdragen aan het streven naar mensgerichte zorg op basis van het Planetree principe. Daarom werden de nieuwe rolcontainers zelfs bekroond met de jaarlijkse Planetree award.


Gebundelde goederenstromen
Het C6-concept loopt nu een tijdje. Dit betekent dat facilitaire en medische disposables nu grotendeels door D-Care en King worden ingekocht en dat de verschillende zorglocaties deze rechtstreeks vanuit het magazijn bij D-Care ontvangen. Ook gaat een groot deel van de facturen volledig automatisch in het boekhoudsysteem van Rivas. Vlot: "We merken nu al dat we betere inkoopafspraken kunnen maken en dat de distributie efficiënter verloopt. Nu er een solide basis ligt, gaan we met leveranciers van andere productgroepen in gesprek met als doel deze stromen ook vanuit de control tower aan te sturen."

Blijven innoveren
De drie partijen zijn zo enthousiast, dat er alweer nieuwe ideeën ontstaan om nóg meer uit de samenwerking te halen.